Система управления базами данных access

Система управления базами данных Access

Для хранения и обработки большого количества информации используются специальные программы, называемые системами управления базами данных (СУБД)

Данные, находящиеся в одной базе данных, должны быть связаны между собой по смыслу и логически. Это достигается путем группировки (объединения) их по определенным признакам. Такой процесс называется структурированием данных. (Структурирование – процесс объединения данных по определенным признакам).

Структурированная совокупность данных одной области, имеющая имя и хранящаяся на материальном носителе, называется базой данных.

Базы данных представляют собой структурированную в виде таблицы информацию.

Состав базы данных:

1) Таблица – основная форма хранения данных в базе данных. Состоит из строк и столбцов. Каждому столбцу присвоено определенное имя. Именованный столбец называется полем, а строка – записью. Количество полей и записей в базе данных не ограничено.

2) Формы – это специальные созданные инструменты, позволяющие в удобной форме для пользователя вводить в базу данных новые данные или просматривать уже существующие записи.

3) Запросы – это специализированные структуры, создаваемые для получения определенной информации из базы данных. С помощью запросов можно упорядочить данные, произвести их фильтрацию, объединение, отбор или изменение.

4) Отчеты – определяют формы представления данных, выводимых по запросам.

Запуск программы

1) Пуск – Все программы – Microsoft Office – Microsoft Access

2) ярлык на рабочем столе

3) п. к.м. – Создать — Microsoft Access Базу данных

Создание базы данных

Создание новой базы данных

1. Office – Создать – Новая база данных

2. Ввести имя базы данных

3. Создать

Создание базы данных с применением шаблона

1. Office – Создать

2. Выбрать Шаблоны из Интернета – выбрать шаблон базы данных

3. Ввести имя базы данных

4. Создать

Работа с таблицами

Основу базы данных составляет таблица.

Создание таблицы

1. Создание – Таблица

2. Выбрать: Таблица, Шаблоны таблиц, Конструктор

Определение имени поля

1. Открыть вкладку Режим таблицы – выбрать поле – Переименовать

или

2. щ. л.к. м. 2 раза на поле

или

3. щ. п.к. м. на поле – Переименовать столбец

Добавление и удаление полей

1. Открыть вкладку Режим таблицы – Вставить/удалить столбец

или

2. щ. п.к. м. на поле – Вставить/удалить столбец

или

3. Открыть вкладку Режим таблицы – Новое

Поле – выбрать поле из предложенного списка – щ. л.к. м. 2 раза на выбранном поле

Определение типа и размера полей

Тип поля определяет — какие данные могут храниться в данном поле (число, текст, дата, время и т. д.). Если поле предназначено для ввода даты, то ввести текст не получится.

1. Открыть вкладку Режим таблицы – выбрать тип поля в строке Тип данных

или

2. открыть вкладку Главная – Режим – Конструктор – выбрать тип поля в столбце Тип данных

Ввод информации в базу данных

После создания таблицы и настройки полей можно заполнять ее данными. Существует два способа ввода данных:

1. в режиме таблицы,

2. в режиме формы.

Режим таблицы

Открыть базу данных – Все таблицы (в левой части окна) – выбрать таблицу для ввода данных – выбрать поле для записи.

Перемещаться по таблице можно с помощью манипулятора «мышь», клавиш â,ß,à,á, Tab.

Закрытие таблицы

Щелкнуть п. к.м. на вкладке «Таблица___» — Закрыть

Работа с формами

Создание формы

1. Открыть базу данных — выбрать таблицу для формы – вкладка Создание – Форма – Сохранить – ввести имя формы

или

2. Открыть базу данных — выбрать таблицу для формы – вкладка Создание — Мастер форм – выбрать поля для формы – выбрать вид формы – выбрать стиль формы – задать имя формы – готово

или

3. Открыть базу данных — выбрать таблицу для формы – вкладка Создание — Конструктор форм – перетащить поля для формы — Сохранить – ввести имя формы

Просмотр и редактирование данных формы

Открыть базу данных – выбрать форму для редактирования – выбрать один из значков (первая запись, предыдущая запись, следующая запись, последняя запись, новая запись) – ввести необходимую информацию.

Удаление поля

Открыть базу данных – выбрать форму для редактирования – вкладка Главная – выбрать Режим отображения формы – Конструктор – выбрать поле для удаления – Удалить

Вставка поля

Открыть базу данных — выбрать форму для редактирования – вкладка Главная – выбрать Режим отображения формы – Конструктор – в разделе Сервис выбрать Добавить поля – 2 раза щелкнуть на выбранном поле — Сохранить изменения

Поиск информации в базе данных

Поиск записи

Открыть базу данных – выбрать таблицу для поиска записи – вкладка Главная – Найти – в поле Образец ввести данные для поиска – в поле Поиск в… выбрать таблицу для поиска – в списке Совпадение выбрать условия совпадений при поиске данных (с любой частью поля, поля целиком, с начала поля) – Найти далее – Закрыть.

Фильтрация базы данных

1. Точное совпадение с фильтром

Открыть базу данных – выбрать таблицу для фильтрации – вкладка Главная – выбрать столбец, по которому будет выполнена фильтрация данных – Сортировка и фильтр — Фильтр – сбросить один или несколько флажков слева т элементов меню, которыми задается сортировка данных по полю – ОК

2. Фильтрация по форме

Открыть базу данных – выбрать таблицу для фильтрации – вкладка Главная – Сортировка и фильтр — Дополнительно – Изменить фильтр – выбрать поле – в раскрывающемся списке выбрать необходимые данные для фильтрации – Применить фильтр

Критерии фильтрации

Открыть базу данных – выбрать таблицу для фильтрации – вкладка Главная – выбрать поле для фильтрации – Фильтр – выбрать способ фильтрации (текстовые фильтры, числовые фильтры) – выбрать необходимый фильтр – ввести значения в фильтр – ОК

Сортировка базы данных

Сортировка – упорядочивание информации в базе данных

Открыть базу данных – выбрать таблицу для фильтрации – вкладка Главная – выбрать столбец для сортировки – выбрать сортировку (По возрастанию, По убыванию)

Работа с запросами

Создание простого запроса

Открыть базу данных – выбрать таблицу – вкладка Создание – Запросы — Мастер запросов – простой запрос – ОК – выбрать поля для запроса – подробный запрос или Итоговый – Далее – дать имя запросу — Готово – Сохранить запрос

Создание перекрестного запроса

Перекрестный запрос позволяет извлекать данные, характерные для пересечения нескольких полей.

Открыть базу данных – выбрать таблицу – вкладка Создание – Мастер запросов – Перекрестный запрос – выбрать таблицу – Далее – выбрать поля – Далее – выбрать поле, содержащее числовые данные – выбрать математическую операцию для выполнения над перекрестным запросом (сумма, среднее, количество и т. д.) – Далее – ввести имя запроса – Готово – Сохранить запрос

Запрос повторяющихся данных

Открыть базу данных – выбрать таблицу – вкладка Создание – Запросы — Мастер запросов – Повторяющиеся записи – выбрать таблицу – Далее – выбрать поля – Далее – ввести имя запроса – Готово – Сохранить запрос

Создание запроса с использованием условий отбора записей

Построение условий отбора записей

Оператор Like.

1.  начало слова Like “A*”

2.  конец слова Like “*A”

3.  содержание данного символа слова Like “*A*”

4.  начало и конец слова Like “А*а”

5.  диапазон данных, первые буквы слова Like “[А — Г]”

Оператор Not

1.  отобразить все записи, кроме данного Not “Данное”

Оператор And и Or.

1.  “A” And “A”

2.  “A” Or “A”

Операторы > <.

1.  > 10 все записи, значение которых больше 10

2.  < 10 все записи, значение которых меньше 10

Оператор Between And (диапазон данных)

1.  Between «выражение» And «выражение» вводим начальную и конечную дату Between And

Открыть базу данных – выбрать таблицу – вкладка Создание — Запросы– Конструктор – выбрать таблицу – Добавить – выбрать поля (2 раза щелкнуть по полю или выбрать в строке Поле) – ввести условия отбора в строке Условия отбора – при необходимости указать сортировку — Сохранить

Удаление запроса

Открыть базу данных – выбрать запрос – щ. п.к. м. на вкладке запроса – Удалить

Работа с отчетом

Создание отчета с помощью Мастера

Открыть базу данных – выбрать таблицу – вкладка Создание — Отчеты – Мастер отчетов – в поле Таблицы и запросы выбрать запрос или таблицу для создания отчета – выбрать поля для отчета – Далее – выбрать макет отчета – ввести имя отчета – Готово – Сохранить

Создание отчета с помощью Конструктора

Открыть базу данных – выбрать таблицу – вкладка Создание — Отчеты – Конструктор отчетов – выбрать данные для отчета (Добавить поля) — перетащить их на лист отчета – Сохранить